نکات کلیدی در آداب جلسات تجاری
پایبندی به نکات کلیدی در آداب جلسات تجاری و قوانین صحیح برای یک جلسه تجاری موجب ایجاد احترام بین شرکت کنندگان در جلسه شده، به شروع و پایان جلسه در زمان مشخص کمک کرده و فضایی برای همکاری بیشتر را ترغیب می‌کند. به گفته “لیندزی سوینتون”، کارشناس تجاری، نبود آداب معاشرت و برنامه‌ریزی ضعیف دو دلیل اصلی شکست جلسات تجاری محسوب می‌شوند. از این رو، برای اطمینان از مؤثر بودن جلسات تجاری خود باید آداب جلسات تجاری را بیاموزید و به کارمندان خود نیز آموزش دهید.
ورود
حداقل 15 دقیقه قبل از آغاز جلسات تجاری باید در محل برگزاری آن حاضر باشید. این امر امکان مشخص کردن جا برای نشستن و آماده‌سازی قبل از شروع جلسه را فراهم می‌کند.
دستور کار
رئیس جلسه باید حداقل یک هفته قبل از آغاز جلسه، دستور کار آن را به هر یک از شرکت‌کنندگان ارائه کند. این کار به آنها امکان می‌دهد تا با رئیس جلسه تماس بگیرند و نظرات و نگرانی‌های خود را درباره دستور کار پیش از آغاز جلسه بیان کنند. به این ترتیب، در صورت لزوم، رئیس جلسه و شرکت‌کنندگان زمان کافی برای ایجاد تغییرات خواهند داشت.
آمادگی
هر یک از شرکت‌کنندگان باید با تمامی داده‌ها و موارد مورد نیاز جلسه در آن حضور داشته و درک درستی از موضوع جلسه داشته باشند.
وقت استراحت
اگر برگزاری جلسه‌ای طولانی را برنامه‌ریزی کرده‌اید، باید در هر دو ساعت یک وقت استراحت مشخص کنید. زمان‌های استراحت باید 20 دقیقه باشد و در صورت اختصاص آن به صرف غذا، 30 دقیقه باشند.
لباس
در جلسات داخلی یک شرکت، رئیس جلسه می‌تواند نوع لباس مورد نیاز شرکت‌کنندگان را مشخص کند. چه پوشش معمولی کسب و کار و چه پوشش رسمی، شرکت‌کنندگان باید از اصول تعیین شده پیروی کنند.
صحبت کردن
برای حفظ سازماندهی و نظم جلسه، باید زمانی که اجازه صحبت به شما داده می‌شود، این کار را انجام دهید. طرح پرسش‌ها باید در مدت زمان مشخصی انجام شود. برای این کار می‌توانید دست خود را بالا ببرید تا رئیس جلسه اجازه صحبت را به شما بدهد. هرگز صحبت کسی که در حال صحبت یا طرح پرسش است را قطع نکنید.
گوش دادن
ممکن است بسیاری از پرسش‌های شما درباره موضوع جلسه با توجه به محتوای نشست و مباحث مطرح شده پاسخ داده شوند. از این رو، همواره با دقت به مباحث مطرح شده در جلسه گوش دهید و یادداشت برداری کنید.
عادات عصبی
از عادات عصبی مانند بازی با خودکار یا ضربه زدن با آن روی میز، ایجاد صداهایی با دهان، ضربه زدن با پا به زمین و یا بازی با کاغذ خودداری کنید.
تلفن همراه و لپ تاپ
پیش از آغاز جلسه، تلفن همراه خود را خاموش کنید. اگر در انتظار تماسی فوری هستید، تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید و در صورت برقراری آن تماس از حاضرین در جلسه عذرخواهی کنید. اگر استفاده از لپ تاپ در جلسه مجاز است می‌توانید این کار را انجام دهید، در غیر این صورت دستگاه خود را خاموش کرده و صفحه‌نمایش آن را جمع کنید تا موجب حواس‌پرتی یا مانع دید فرد دیگری نشود.
مهمان ناخوانده
از به همراه آوردن مهمان ناخوانده به جلسه خودداری کنید. اگر فردی قصد همراهی با شما را دارد پیش از جلسه با رئیس جلسه تماس گرفته و اجازه این کار را بگیرید. در صورت مخالفت رئیس جلسه از انجام چنین اقدامی پرهیز کنید.
نکات کلیدی در آداب جلسات تجاری می‌تواند به شما در برگزاری جلسات مؤثر کمک کند.
منبع : ایران مطلب
مقاله خیلی خوبی بود! آموزش درست آداب جلسات تجاری خیلی مهمه و می‌تونه به ارتقای جلسات کمک کنه.
این فصل هم پرسپولیس میاد و قهرمان میشه، استقلالی‌ها هم برن دنبال سبیل‌بازی خودشون! دیگه دلخوشی‌ای برای شما باقی نذاشتیم!