رازهای مدیریت کارهای روزانه مدیران برتر

مدیریت کارهای روزانه یکی از چالش‌های مهم در زندگی روزمره ما است. وب‌سایت جی اس ام – محمد نوروزنیا: تعیین بهترین شیوه برای سامان‌دهی to-do لیست می‌تواند کار دشواری باشد. نوشتن و ذخیره چندین صفحه در دفترچه یادداشت گوشی، استفاده از اسلک (Slack) و ترلو (Trello)، یا بهره‌برداری از نرم‌افزارهای متعدد to-do لیست که هیچ یک از کارهایشان تیک نمی‌خورند، از روش‌های رایجی هستند که معمولاً به کار می‌گیریم.

امیر صالحفندیک، مدیرعامل استارتاپ Doist، بیان می‌کند: «آنچه مهم‌تر از یک اپلیکیشن است، وجود یک سیستم معتبر است که به شما کمک کند کارهای مهم را اولویت‌بندی کنید و بدون احساس سردرگمی چند وظیفه را همزمان انجام دهید.» کمپانی Fast با 10 مدیرعامل درباره روش‌های مدیریت کارهای روزانه و هفتگی آن‌ها مصاحبه کرده است. اگرچه اولویت‌های این 10 مدیر متفاوت است، اما همه آن‌ها کارهای خود را بر اساس نیازهای روز خود تنظیم می‌کنند. هدف بسیاری از این مدیران، خلاصه نگه داشتن to-do لیست خود است تا وظایف به روز بعدی منتقل نشود.

راشل بلومنتال، مدیر عامل Rockets of Awesome، همه اولویت‌های روزانه‌اش را در یک برگه به صورت خلاصه و با خطی ناخوانا می‌نویسد. او مهم‌ترین کارهای یک روز را روی دست خود، در فاصله بین انگشت شست و اشاره، می‌نویسد. «این روش باعث می‌شود تمام روز به آن نگاه کنم و فراموش نکنم». اسکات تانن، مدیرعامل کمپانی کالای خواب لوکس Boll & Branch، نیز مانند بلومنتال از نوشتن تنها در مواقع ضروری استفاده می‌کند. در غیر این صورت، خود را با نگارش به زحمت نمی‌اندازد و می‌گوید: «به ندرت چیزی را می‌نویسم و همه چیز را در حافظه‌ام نگه می‌دارم. اغلب چیزی را فراموش نمی‌کنم».

اجازه دهید اینباکس شما راهنمایتان باشد. در حالی که برخی از افراد از اورنوت، گوگل کیپ و یا برنامه‌های یادداشت‌برداری استفاده می‌کنند، تعدادی از مدیران از نوشتن‌های دستی پرهیز می‌کنند و به جای آن از اسلک یا ترلو برای مدیریت کارهای روزانه بهره می‌برند. دان تران، مدیرعامل دفتر مدیریت استارتاپ Q، می‌گوید: «من از ایمیل ستاره‌دار در جیمیل به عنوان یک to-do لیست استفاده می‌کنم و معمولاً عصرها و آخر هفته‌ها را به بازبینی ایمیل‌های انباشته شده می‌گذرانم». شیوانی سیرویا، مدیرعامل استارتاپ فینتک Tala، به عنوان یک to-do لیست از اینباکس و اسلک استفاده می‌کند؛ اگر پیامی یا ایمیلی ستاره‌دار وجود داشته باشد، یعنی کاری باقی مانده است که باید انجام شود.

پررنا گوپتا، مدیر عامل اپلیکیشن Hooked، نیز از اینباکس خود به عنوان یک to-do لیست بهره می‌برد. او ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ دارند را Unread می‌کند و با استفاده از گوگل ریمایندر، ایمیل‌های دارای زمان مشخص را اولویت‌بندی می‌کند. اما او با این وجود اعتراف می‌کند که گاهی اوقات این دست‌کم‌گیری کافی نیست. «اگر به‌طور تصادفی چندین ایمیل انباشته شوند، یک فایل متنی بی‌نام ایجاد می‌کنم و لیستی از کارهای در حال انجام را در آن نگه می‌دارم. اما به طور کلی سعی می‌کنم این فایل متنی را بدون ذخیره رها کنم، که این کار من را مجبور می‌کند تا همه کارها را در زمان مشخص انجام دهم».

برای بسیاری از مدیران، سادگی لیست‌های دستی و جدول‌های کار باعث می‌شود که وقتی با انبوهی از اپلیکیشن‌های مدیریت کارهای روزانه روبرو می‌شوند، دوباره به آن‌ها روی بیاورند. سیرویا می‌گوید او از اپلیکیشن‌های یادداشت برای کارهای فوری و از گوگل داک برای کارهای طولانی‌مدت استفاده می‌کند. با این حال، مشابه بلومنتال و تانن او ترجیح می‌دهد باقی کارهای خود را با کاغذ انجام دهد. سیرویا می‌گوید: «مزایای سیستم دیجیتال را به خوبی می‌شناسم، ولی هنوز هم لیست کاغذی برای من مفیدتر است».

تد شرافت، مدیرعامل یک شرکت نرم‌افزاری، لیست دستی از کارهای روزانه‌اش که باید انجام شوند را نزد خود نگه می‌دارد، و چری رابینسون، مدیر عامل استارتاپ مسافرتی Tastemakers Africa، از یک پلنر دستی برای انجام کارهای کوتاه‌مدت استفاده می‌کند. تران تعدادی از کارهای مهمتر و با اولویت بالاتر را پرینت می‌گیرد. «من همیشه دفترچه‌ای را با خود دارم تا کارهایی که باید پیگیری شوند را به یاد داشته باشم». او همچنین در ادامه می‌گوید یک دفترچه دومی هم دارم تا ایده‌های بزرگ که به ذهنم می‌رسد را یادداشت کنم و در زمان مناسب و با فکر باز مرور کنم.

برخی مدیران از کمک‌های دیجیتال در قالب دستیار دیجیتالی بهره می‌برند. حتی تانن، که به قدرت ذهن در حفظ و یادآوری ایمان دارد، برخی از کارهای خود را به دستیار هوش مصنوعی‌اش می‌سپارد. از سوی دیگر، بلومنتال و تران دستیارانی دارند که به برنامه‌ریزی و مدیریت کارهای روزانه کمک می‌کنند. بلومنتال می‌گوید: «روزی که اختیار تقویمم را به دستیارم دادم، 40 درصد از زمانم برگشت».

با همه این توضیحات، اگر شما زمان خود را به درستی مدیریت کارهای روزانه نکنید، to-do لیست ارزش چندانی نخواهد داشت. یونها کیم، مدیرعامل اپلیکیشن Habit، می‌گوید: «یکی از اسرار کار من این است که برای خودم محدودیت زمانی تعیین می‌کنم. در استارتاپی مانند شرکت ما، همیشه لیست‌های بلندی از کارها داریم و امکان اینکه یک پروژه تنها در یک جلسه به پایان برسد وجود ندارد». شناسایی نحوه کار این لیست‌ها که قرار است برای شما مؤثر باشند، مهارتی است که حتی باتجربه‌ترین مدیران نیز باید زمانی را برای آن صرف کنند. به عبارت دیگر، صبر داشته باشید.

ریانا لین، مدیرعامل شرکت نرم‌افزاری صنایع غذایی FoodTrace به این نکته اشاره می‌کند که: «برای اینکه یک مدیر موفق شوید، مدیریت کارهای روزانه و to-do لیست ممکن است ماه‌ها یا حتی سال‌ها به طول بینجامد». او همچنین به این نکته تأکید می‌کند که باید به مسائلی که هیچ‌گاه در لیست کارهای روزانه‌تان جایی ندارند، مانند مراقبت از خود، اهمیت بدهید و آن‌ها را در اولویت قرار دهید. «غذای خوب و خواب مناسب کلید همه این‌هاست».