شش راهکار هوشمندانه برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری

صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی

افراد موفق بهترین نکات را در خصوص افزایش کارایی با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند. به همین دلیل شما می‌توانید به شیوه‌ای هوشمندانه‌تر عمل کنید و کارهایتان را بهتر انجام دهید. من خود را به گونه‌ای می‌بینم که گویی در یک روز پانصد کار را به تنهایی انجام می‌دهم. دریافته‌ام که چطور می‌توانم کارهای متنوعی را به دیگران واگذار کنم، اما هنوز هم کارهای زیادی باقی‌مانده‌اند که باید انجام دهم. آیا راهکارهایی وجود دارد که بتوانم صرفه‌جویی در زمان خود را به حداکثر برسانم و در عین حال از آنچه دوست دارم لذت ببرم؟ این یک چالش جهانی است: انجام هم‌زمان همه کارها با احساسی مثبت و سالم. من از چند دوستی که تحسینشان می‌کنم خواستم که مفیدترین نکات صرفه‌جویی در زمان را که به شما کمک می‌کند تا دوباره به نحوه‌ی برنامه‌ریزی روزانه و رسیدگی به کارهایتان فکر کنید، با من به اشتراک بگذارند.

1. ساعت بدن‌تان را شناسایی کنید

   دایان وایت سال‌ها با نوشتن سخنرانی‌های روابط عمومی‌اش در صبح مشکل داشت. بعداً متوجه شد که او فردی نیست که بتواند در صبح کارهایش را انجام دهد. خلاقیت او در شب‌ها فعال می‌شود. به همین دلیل او برنامه روزانه‌اش را دوباره طراحی کرد تا خلاقیتش را به حداکثر برساند؛ این کار او را خسته نمی‌کرد و ساعت‌ها تلاش بی‌فایده‌اش را صرفه‌جویی در زمان کرد. وایت، مدیر همایش‌های روابط عمومی دایان وایت می‌گوید: «من سخنرانی‌هایم را در عصر می‌نوشتم، آن‌ها را به صورت پیش‌نویس رها می‌کردم و در صبح تنها به بازخوانی و تأیید آن‌ها می‌پرداختم. سپس آن‌ها را ارسال می‌کردم.»

   نتیجه: ساعت یا ساعاتی از روز را پیدا کنید که در آن‌ها بهترین عملکرد را دارید. مهم‌ترین کارهایتان را در آن ساعات انجام دهید و برنامه خود را بر اساس آن‌ها بچینید.

2. یک اپلیکیشن برای مدیریت پیدا کنید

   یکی از دوستانم که مالک یک شرکت بازاریابی است، در ابتدا از یک لیست کاغذی برای مدیریت زندگی‌اش استفاده می‌کرد؛ از جمله قرارهای تجاری، ملاقات‌های دوستانه و فعالیت‌های دانشگاهی. زمانی که آن کاغذها زیاد شد، او تمام اطلاعات را به تقویم رومیزی‌اش منتقل کرد. اما او تنها می‌توانست در محل کار به آن‌ها دسترسی داشته باشد که این برای هر پدر و مادر پرکاری و مالک هر شرکتی ناامیدکننده بود.

   راه حل او: او مدیریت کار و زندگی خانوادگی‌اش را با استفاده از یک گوشی هوشمند به عهده گرفت. او می‌گوید: «برنامه مایکروسافت OneNote زندگی مرا نجات داد. می‌توانم با آن یادداشت‌برداری کنم، مطالب وبلاگم را بنویسم، پیش‌نویس مطالب نشریه را آماده کنم و لیست خرید را در گوشی‌ام تهیه کنم. من به تمام آن مطالب در لپ‌تاپ یا تبلتم دسترسی دارم. این راه حل من برای مدیریت زندگی‌ام به عنوان یک مادر است.

3. اعداد و بدن‌تان را هماهنگ کنید

   دنی بکرمن، خالق JARS که دسرهای لایه‌ای در شیشه تولید می‌کند و زینت‌بخش همایش‌های برگزار شده توسط افرادی چون دیان فون فورشتنبرگ، هلمت لانگ و تیفانی و همکارانش است، می‌گوید که شرکت باکلاسش چالش‌هایی دارد: درست کردن هزاران دسر در هر هفته نیاز به زمان و تمرکز شخصی دارد. علاوه بر این، احاطه شدن توسط دسرهای شیرین تناسب اندام او را تهدید می‌کند.

   بکرمن در روزهایی که نمی‌توانست به باشگاه برود، در همان آشپزخانه تجاری‌اش تمریناتی مانند نرمش‌های شکمی و بشین پاشو را انجام می‌داد. او می‌گوید: «گاهی فقط بلند می‌شوم و ده بار نرمش می‌کنم، معمولاً این کار را همزمان با کار مربوط به کسب‌وکارم انجام می‌دهم. افرادی که با من کار می‌کنند فکر می‌کنند من کمی دیوانه‌ام، اما حداقل تناسب اندامم را حفظ می‌کنم.» هرکسی اگر کمی فکر کند می‌تواند در همین حین که در حال حرکت است، کمی ورزش کند.

4. در خلال کارهای روزانه چندکاره باشید

   کولین موک، بنیان‌گذار بیبی‌بی‌هیپ، یک خرده‌فروش آنلاین در زمینه وسایل کودک، به بسیاری از درخواست‌های مادران کارآفرین پاسخ می‌داد که ذهن او را مشغول می‌کرد. این مادر چهار فرزند دارد و متوجه شد که بیشتر از آنکه به کسب و کارش رسیدگی کند، به آن‌ها کمک می‌کند: «استفاده خوبی از زمانم نمی‌کردم. اما نمی‌خواستم پاسخ منفی بدهم.»

   سپس او به زمانی که برای رساندن و برگرداندن کودکانش از فعالیت‌های مختلف ورزشی اختصاص می‌داد فکر کرد: «من چهار روز عصر در هفته را در ماشین سپری می‌کنم. خب می‌توانم زمانی را که در خودرو به تنهایی رانندگی می‌کنم به دیگران اختصاص دهم. این یک راه حل عالی است.»

   همه ما دقیقه‌های بی‌استفاده داریم؛ زمان‌های بیکاری خود را شناسایی کنید و آن را به کاری خارج از لیست وظایف‌تان اختصاص دهید.

5. در زمان‌های کوتاه به نوشتن مشغول شوید

   من دوست دارم افکارم را بنویسم، اما این کار به نظرم بسیار زمان‌بر است. من فرصت آن را نداشتم که هر شب چند صفحه درباره افکارم بنویسم. راه حل من این است: من فقط یک جمله می‌نویسم که خلاصه روزم باشد؛ یک نکته یا حادثه خاص، یا شاید فقط یک مورد کوچک که احساس خوشایندی به من می‌دهد. حتی با این نوشتار خلاصه نیز می‌توانم به گذشته و افکارم نگاهی بیندازم و نگرش‌های مهم تجاری و شخصی را درباره احساسات و دستاوردهای انگیزه‌بخش ایجاد کنم. شما هم می‌توانید این کار را انجام دهید. اکنون با خرید یک دفترچه زیبا شروع کنید و رویکرد یک فکر، یک جمله، یک دیدگاه را اجرا کنید.

6. به تفریح نیز برسید

   بسیاری از مالکان کسب‌وکار، تفریحات را کنار می‌گذارند؛ زیرا فکر می‌کنند وقتی برای آن ندارند. اما ما همه به سرگرمی‌های خلاقانه نیاز داریم. الانا برینس به بافندگی و قلاب‌بافی علاقه دارد، اما به عنوان مالک مشغول و پرکار شرکت دوخت لباس کینگزآوکول، زمان زیادی برای بافتن ندارد. راه حل او چنین است: «من تصمیم گرفتم که یک شال ببافم و هر شب فقط ۵ تا ۱۰ رج ببافم. این یک هدف قابل دستیابی است؛ بنابراین هرگز احساس گناه نمی‌کنم و زمانی که بعد از یک سال یا هر موقعی که طول بکشد این شال تمام شود، انگار که نشان‌دهنده آن دوره زمانی است که من به بافتن آن مشغول بودم. بدین ترتیب این شال برایم معنای بیشتری خواهد داشت.»

صرفه‌جویی در زمان به شما این امکان را می‌دهد که کارهای بیشتری را انجام دهید و در عین حال از زندگی لذت ببرید. با استفاده از این نکات، می‌توانید به مدیریت مؤثرتر وقت خود بپردازید و به اهداف خود دست یابید.

منبع : خلاقیت

منبع : ایران مطلب