نام ماتریس از کجا نشأت گرفته است؟ دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیسجمهور ایالات متحده، از سال 1953 تا 1961 خدمت کرد. او قبل از رسیدن به مقام ریاستجمهوری، به عنوان یک ژنرال در ارتش آمریکا و همچنین به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در طول جنگ جهانی دوم فعالیت داشت. او بعدها نخستین فرمانده عالی ناتو نیز شد. دوایت باید تصمیمات سختی در مورد تمرکز بر روی کدام یک از فعالیتهای متعددی که داشت، اتخاذ میکرد. این چالش در نهایت به ابداع اصل معروف مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور انجامید که امروز به ما کمک میکند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیتشان اولویتبندی کنیم.
فعالیتهای “فوری” و “مهم” چه هستند؟ در یک سخنرانی در سال 1954 برای مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، آیزنهاور، رئیسجمهور پیشین آمریکا، که به نقل از دکتر روسکو میلر رئیس دانشگاه نورث وسترن صحبت میکرد، اظهار داشت: “من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوریها مهم نیستند، و مهمها هرگز فوری نیستند”. گفته میشود که او با استفاده از این “اصل آیزنهاور” توانسته است چگونگی سازماندهی حجم کار و اولویتهایش را تشخیص دهد. او متوجه شد که مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور به معنای کارآمد و موثر بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند، نه فقط کارهایی که فوریاند.
برای این منظور و برای کاهش استرس ناشی از مهلتهای بسیار محدود، باید این تمایز را درک کنیم:
- فعالیتهای مهم منجر به دستیابی ما به اهدافمان میشوند، چه این اهداف حرفهای باشند و چه شخصی.
- فعالیتهای فوری نیاز به توجه فوری دارند و معمولا به دستیابی به اهداف دیگران مربوط هستند. آنها اغلب کارهایی هستند که ما بر روی آنها تمرکز میکنیم و نیازمند توجهاند زیرا عواقب عدم رسیدگی به آنها فوری هستند.
هنگامی که ما بدانیم کدام فعالیتها مهم و کدام فوری هستند، میتوانیم بر تمایل طبیعی خود برای تمرکز بر فعالیتهای فوری بیاهمیت غلبه کنیم و وقت کافی برای انجام آنچه که برای موفقیت ما حیاتی است، خالی کنیم. به این ترتیب میتوانیم از “برخورد آنی با مشکلات به جای پیشگیری از آنها” به سمت موقعیتی حرکت کنیم که در آن بتوانیم کسبوکار و حرفهمان را پیشرفت دهیم.
چگونه از اصل آیزنهاور بهرهبرداری کنیم؟
برای به کارگیری این اصل، تمامی فعالیتها و پروژههایی که احساس میکنید باید انجام دهیم را فهرست کنید. سعی کنید تمام چیزهایی که وقت شما را در محل کار مشغول میکنند، اما در عین حال بیاهمیت هستند را در این فهرست بگنجانید. (اگر وقت خود را با استفاده از فهرست کارهایی که باید انجام دهید یا برنامه کاری مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور مدیریت میکنید، احتمالا این کار را قبلا انجام دادهاید.) سپس از راهکارهای زیر برای برنامهریزی فعالیتهای خود بهرهبرداری کنید.
- مهم و فوری دو نوع متمایز از فعالیتهای فوری و مهم وجود دارد: آنهایی که نمیتوانید پیشبینی کنید و آنهایی که تا لحظه آخر رها کردهاید. شما میتوانید فعالیتهای لحظه آخری را با برنامهریزی از قبل و اجتناب از تعلل، حذف کنید. با این حال، همیشه امکان پیشبینی یا جلوگیری از برخی مسائل و بحرانها وجود ندارد. در این شرایط، بهترین راه این است که کمی وقت برای رسیدگی به مسائل غیرمنتظره و فعالیتهای مهمی که از قبل برنامهریزی نشده است، اختصاص دهید. (اگر یک بحران بزرگ رخ دهد، باید وظایف دیگر را دوباره برنامهریزی کنید.) اگر شما فعالیتهای فوری و مهم زیادی دارید، مشخص کنید که کدام یک را میتوانید پیشبینی کنید و در مورد چگونگی برنامهریزی فعالیتهای مشابه از قبل فکر کنید تا به فعالیتهای فوری تبدیل نشوند.
- مهم اما غیر فوری این فعالیتها به شما کمک میکنند تا به اهداف شخصی و حرفهایتان برسید و کارهای مهم را انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام درست این کارها دارید تا به فعالیتهای فوری تبدیل نشوند. همچنین به خاطر داشته باشید که زمانی برای رسیدگی به مشکلات پیشبینی نشده در برنامهتان باقی بگذارید. این کار شانس شما برای پیگیر ماندن را به حداکثر میرساند و به شما کمک خواهد کرد تا از استرس ناشی از فوری شدن بیش از حد کارها جلوگیری کنید.
- غیر مهم اما فوری وظایف فوری اما غیر مهم کارهایی هستند که شما را از دستیابی به اهدافتان بازمیدارند. از خود بپرسید آیا میتوانید آنها را دوباره برنامهریزی کنید یا به کسی واگذار کنید. یک منبع رایج چنین فعالیتهایی، دیگران هستند. گاهی اوقات بیان مودبانه “نه” به افراد یا تشویق آنها به حل مشکلات خودشان مناسب است. (مقاله ما تحت عنوان “بله به شخص، نه به کار” در اینجا به شما کمک خواهد کرد.) همچنین، سعی کنید زمانهای در دسترس خود را مشخص کنید به طوری که افراد بدانند در چه زمانی میتوانند با شما صحبت کنند. یک راه خوب برای انجام این کار ترتیب دادن جلسات منظم با افرادی است که اغلب شما را قطع میکنند، تا آنها بتوانند یک بار با مسائل خود کنار بیایند. پس از آن شما قادر خواهید بود برای مدت طولانیتری بر روی فعالیتهای مهم خود تمرکز کنید.
- نه مهم و نه فوری این فعالیتها تنها حواسپرتکن هستند، از آنها در صورت امکان دوری کنید. شما میتوانید از بسیاری از آنها به سادگی چشمپوشی کنید یا آنها را لغو کنید. با این حال، ممکن است برخی از آنها فعالیتهایی باشند که دیگران از شما میخواهند انجام دهید، در حالی که به اهداف شما کمکی نمیکنند. دوباره، اگر میتوانید به آنها مودبانه “نه” بگویید و توضیح دهید که چرا نمیتوانید این کار را انجام دهید. اگر افراد ببینند که شما در مورد اهداف و مرزهای خود قاطع و واضح هستید، اغلب در آینده از درخواست انجام فعالیتهای “غیر مهم” خودداری میکنند.
5 نکته مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور
هنگام کار با مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور: قرار دادن کارهایی که باید انجام دهید در یک فهرست، ذهن شما را آزاد میکند. اما همیشه ابتدا از خود بپرسید چه فعالیتی ارزش انجام دارد. سعی کنید خود را به بیش از هشت وظیفه در هر بخش محدود نکنید. قبل از اضافه کردن یک وظیفه دیگر، ابتدا وظیفهای را که از همه مهمتر است، تکمیل کنید. به یاد داشته باشید: مهم جمعآوری وظایف نیست، اتمام آنهاست. شما باید هم برای وظایف کاری و هم وظایف شخصی خود تنها یک فهرست داشته باشید. به این ترتیب هرگز نمیتوانید در پایان روز نسبت به انجام ندادن هیچ کاری برای خانواده یا خود شکایت کنید. اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. نگذارید دیگران اولویتهای شما را مشخص کنند. صبحها برنامهریزی کنید و سپس بر روی وظایف خود کار کنید. و در نهایت، از اتمام کارهایتان لذت ببرید. در نهایت، سعی کنید کارهایتان را به تأخیر نیندازید، حتی با مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور بیش از حد وظایفی که باید انجام دهید.
منبع : برترینها
عالی بود! ماتریس آیزنهاور یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت زمان است. فقط کاش بیشتر در مورد کاربردش در زندگی روزمره توضیح میدادید.
نکات خوبی درباره مدیریت زمان گفتید، ولی کاش بیشتر به جزئیات ماتریس آیزنهاور میپرداختید. به نظرم بعضی از مثالها که آوردید خیلی واضح نبودن.
⏳📊✨ تشکر
این مقاله جالب بود ولی به نظرم توضیحات درباره دوایت آیزنهاور خیلی طولانی بود. شاید اگر کمتر در مورد گذشتهاش مینوشت، بهتر میشد.
مطلب خیلی جالبی بود! واقعا ماتریس آیزنهاور میتونه به ما در مدیریت زمان کمک کنه. پیشنهاد میکنم بیشتر درباره کاربردهای عملی اون در زندگی روزمره صحبت بشه.
این مقاله خوب نوشته شده، اما کاش بیشتر به جزئیات ماتریس آیزنهاور میپرداخت. حس میکنم اطلاعات کلی بود و نیاز به مثالهای عملی بیشتری داشت.