اصول برگزاری جلسات کاری
مجله پنجره خلاقیت – ترجمه شادی حسن پور: زمان شما بسیار حائز اهمیت است و بنابراین باید از هر دقیقه به بهترین شکل استفاده کنید. هیچ چیز بدتر از یک جلسه کاری بدون برنامه نیست؛ همه منتظرند تا جلسه به پایان برسد، به هر دلیلی خارج میشوند و خمیازه میکشند.
به حرف بزرگان کسب و کار گوش دهید. تعداد کم افراد حاضر در جلسه، انتخاب رئیس جلسه و برگزاری آن به صورت ایستاده تنها چند نکتهای هستند که در این مقاله به آنها اشاره میشود. با اصول برگزاری جلسات کاری، جلسات خستهکننده خود را به نیروگاهی برای بهبود عملکرد تبدیل کنید.
جلسهای برگزار کنید که دو عدد پیتزا برای ناهار کافی باشد
یکی از قوانین کاری جف بزوس این است: «جلسهای که دو عدد پیتزا نتواند تعداد افراد حاضر در آن را سیر کند، جلسه نیست!» مدیر آمازون معتقد است جلسات باید سرشار از ایدهپردازی باشند و تعداد زیاد افراد حاضر میتواند منجر به سردرگمی و عدم کارایی در ایدهپردازی شود. اگر تعداد افراد کمتری در جلسه حضور داشته باشند، همه میتوانند نظرات خود را بیان کنند و جلسه را پرشور و نشاط نگه دارند.
پاورپوینت را کنار بگذارید
استیو جابز در گفتوگو با شخصی که زندگینامهاش را مینوشت، گفت: «اگر تکالیف خانهات را انجام داده باشی، نیازی به پاورپوینت نداری. اصلاً خوشم نمیآید که مردم به جای تفکر از پاورپوینت استفاده کنند.» فرضیه جابز این بود که اگر فردی به اندازه کافی در مورد موضوعی اطلاعات داشته باشد، دیگر به اسلاید و پاورپوینت نیازی ندارد. او در شرکت اپل استفاده از پاورپوینت را ممنوع کرده بود تا کارمندانش را به بحث پرشور و تفکر انتقادی وادارد.
شخصی را به عنوان تصمیمگیرنده انتخاب کنید
لری پیج، مدیرعامل و یکی از بنیانگذاران گوگل، ایمیلی به تمام کارمندان حاضر در این سازمان ارسال کرد و نکاتی را درباره اصول برگزاری جلسات کاری بیان کرد. اولین نکته او این بود که هر جلسه باید به شکلی مشخص یک فرد تصمیمگیرنده داشته باشد. او در این ایمیل توضیح داده بود: «جلسات باید متمرکز بر تصمیمگیری باشند. اگر تصمیمگیرنده یا اصلاً تصمیمی وجود نداشته باشد، جلسهای نیز نباید برگزار شود.»
باخبر باشید
استراتژی عقل سلیم مارک زاکربرگ درباره برگزاری کارآمد جلسات کاری این است که وسایل و تجهیزات لازم باید از قبل آماده شوند. خیلی ساده است، مگر نه؟ اما جالب است بدانید که افراد کمی واقعاً این کار را انجام میدهند. اگر افراد حاضر در جلسه مواد و وسایل لازم را از قبل داشته باشند، آمادگی بیشتری خواهند داشت. اگر همه افراد مطالعات پیش از جلسه را انجام دهند، دیگر نیازی به تکرار مکررات نیست و به این ترتیب میتوان مستقیماً به اصل مطلب پرداخت.
از نقاشی کردن نترسید
شاید عجیب به نظر برسد، اما حقیقت دارد. مارک پارکر، مدیرعامل نایک، میگوید: «نقاشی کشیدن و طرح زدن میتواند فرآیند ایدهپردازی و توفان مغزی را شفافتر کند.» پارکر همیشه دفتری را به جلسات ایدهپردازی میبرد و شروع به طرح زدن میکند. البته منظور ما این نیست که در جلسات کاری به نقاشی کردن بپردازید تا حوصلهتان سر نرود! بلکه این نوع طرح زدن خلاقانه میتواند ذهنتان را باز و قوه تخیلتان را برای ارائه ایدههای جدید فعال کند.
شخص جدیدی را به جلسه دعوت کنید
فیل لیبین، مدیرعامل Evernote، همیشه کارمند بااستعدادی را از بخشهای دیگر سازمان به جلسه دعوت میکند. لیبین عنوان میکند که دعوت از افرادی که به جلسه ارتباط چندانی ندارند، به کارمندان کمک میکند تا با دیگر بخشهای سازمان آشنا شوند. سوالاتی بپرسند و نظرات گوناگونی را دریافت کنند. این جلسه کاری برای همه برد-برد تلقی خواهد شد.
بایستید
به منظور کاهش اتلاف وقت باارزشتان، برخی از جلسات را به شکل ایستاده و در میانه روز برگزار کنید. جلسات ایستاده کارایی و سرعت بیشتری دارند و معمولاً به صورت مستقیم به اصل مطلب پرداخته میشود. ریچارد برنسون معتقد است که چنین جلساتی در واقع روشی سریع برای انجام کسب و کار و تصمیمگیری هستند. و اگر میخواهید یک مرحله بیشتر پیش بروید، برنسون پیشنهاد دیگری نیز برایتان دارد: راه بروید و جلسه خود را برگزار کنید. البته این نوع جلسات زمانی مفید هستند که تعداد افراد حاضر کم باشد.
زمان جلسات را نصف کنید
زمان ثروت شماست، و اگر زمانتان را صرف جلسات کاری یک ساعتهای میکنید که میتوانید در 20 دقیقه تمامش کنید، باید ساختار جدیدی به جلساتتان ببخشید. زمان جلساتتان را نصف کنید و سریع بروید سراغ اصل مطلب. گری وینر چاک، کارآفرین، سرمایهگذار و نویسنده میگوید: «اگر برنامهتان این باشد که جلسهای 15 دقیقهای برگزار کنید، سریع به سراغ اصل مطلب میروید. اما اگر روی یک ساعت برنامهریزی کنید، همه چیز را آنقدر کش میدهید که آن یک ساعت بگذرد.» جلسات کوتاه کارایی بیشتری دارند و باعث میشوند که افراد روی مسائل واقعاً مهم متمرکز شوند.
مقاله خوبی بود، ولی احساس میکنم بیشتر روی نکات تئوری تمرکز شده و کمتر به جزئیات عملی پرداخته. بهتر بود چند مثال واقعی هم میذاشتین.
عالی بود! موافقم که جلسههای کاری باید جذاب و مفید باشن. به نظرم میشه با برنامهریزی درست و استفاده از ایدههای نو، جلسات رو خیلی بهتر کرد. فقط کاش بیشتر به نقش تکنولوژی هم اشاره میکردید.